Rewolucja w fakturowaniu coraz bliżej. Ministerstwo Finansów ogłosiło ostateczny harmonogram wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przedsiębiorcy muszą przygotować się na poważne zmiany – ale resort zapewnia, że będzie czas na testy i wsparcie.
Ministerstwo Finansów zakończyło konsultacje dotyczące projektu wdrożenia obowiązkowego KSeF, uwzględniając wiele postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców. Obowiązek e-fakturowania ma wejść w życie w dwóch głównych etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Najmniejsi przedsiębiorcy, którzy wystawiają faktury do 450 zł i mają miesięczną sprzedaż do 10 tys. zł, zostaną objęci systemem dopiero od 1 stycznia 2027 r.
– „Ministerstwo wyszło naprzeciw oczekiwaniom rynku. Zmiany są istotne, ale przedsiębiorcy otrzymają narzędzia, by się do nich dobrze przygotować” – podkreślono w komunikacie resortu.
Nowy KSeF 2.0 i kalendarz wdrożenia
Już w czerwcu 2025 roku zostanie udostępniona struktura logiczna FA(3) oraz dokumentacja interfejsu API KSeF 2.0. Od 30 września integratorzy i duże firmy rozpoczną testy techniczne. W listopadzie pojawi się testowa Aplikacja Podatnika – narzędzie, które pozwoli każdemu przedsiębiorcy zapoznać się z systemem.
ważne terminy – integracja i testy ksef
Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o specjalne certyfikaty umożliwiające pracę z KSeF, także w trybie offline24 – to zabezpieczenie na wypadek awarii.
Offline24 – elastyczne fakturowanie
Tryb offline24 umożliwia wystawienie faktury nawet przy problemach z siecią. To rozwiązanie odpowiada na liczne obawy przedsiębiorców, zwłaszcza w kontaktach z klientami zagranicznymi lub w sytuacjach, gdy system nie działa.
– „Offline24 to nie tylko techniczne udogodnienie. To sygnał, że resort finansów realnie słucha rynku” – komentuje ekspert ds. księgowości cyfrowej.
Wsparcie zamiast kar – do końca 2026 r. bez mandatów
Do końca 2026 roku Ministerstwo zapowiada brak kar za błędy w fakturowaniu przez KSeF, możliwość dalszego wystawiania faktur z kas fiskalnych i brak obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach – nawet w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Nowe funkcje i korzyści
Wśród nowości – możliwość dodawania załączników do faktur, fakturowanie dla konsumentów oraz mobilna aplikacja KSeF 2.0. Dzięki niej przedsiębiorcy będą mogli wystawiać i wysyłać faktury z telefonu, przechowywać dane klientów i zarządzać rachunkami bankowymi.
System przynosi również konkretne korzyści podatkowe: zwrot VAT w 40 dni, brak konieczności przygotowywania duplikatów i możliwość automatyzacji księgowości. Co więcej, KSeF zapewnia większe bezpieczeństwo danych i transparentność obrotu gospodarczego.
