KSeF zrewolucjonizuje obieg dokumentów w gminach. Czy to także szansa na większą przejrzystość i dostęp obywateli do informacji publicznej?

Od 2026 roku wszystkie gminy i jednostki samorządu terytorialnego będą musiały wystawiać i odbierać faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Dla jednych to tylko techniczna zmiana. Dla innych – prawdziwa rewolucja w sposobie, w jaki urząd działa, kontroluje wydatki i archiwizuje dokumenty.

System, który dotąd kojarzył się głównie z podatkami, ma szansę stać się narzędziem, które wreszcie uporządkuje biurokratyczny chaos — a przy okazji ułatwi życie zarówno urzędnikom, jak i mieszkańcom.

Cyfrowa rewolucja w samorządach

KSeF to państwowa platforma do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w formacie elektronicznym XML. Od lutego 2026 r. obowiązkowo obejmie największe podmioty, a od kwietnia – wszystkie jednostki sektora finansów publicznych, w tym gminy i powiaty.

Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów, nowe przepisy mają nie tylko ograniczyć nadużycia podatkowe, ale również usprawnić przepływ dokumentów między urzędami i firmami. W praktyce oznacza to koniec faktur papierowych i PDF-ów krążących między wydziałami, które dziś potrafią tygodniami czekać na podpis, pieczątkę i akceptację.

Każda faktura – wystawiona czy otrzymana – będzie zapisywana centralnie w systemie KSeF, z unikalnym numerem identyfikacyjnym i datą. Dostęp do niej zyskają uprawnieni urzędnicy i jednostki organizacyjne, a w razie potrzeby – organy kontrolne.

System ma przechowywać dokumenty przez 10 lat, więc gminy zyskają też cyfrowe archiwum bez potrzeby magazynowania segregatorów i kopii papierowych.

Koniec z papierem, koniec z chaosem

Dla gmin, które mają rozbudowaną strukturę (szkoły, OPS-y, biblioteki, domy kultury), KSeF to prawdziwe wyzwanie organizacyjne. Ale też szansa.

Do tej pory obieg faktur wyglądał różnie: część jednostek prowadziła swoje księgowości, inne przesyłały dokumenty e-mailem, jeszcze inne dostarczały je w teczkach. Teraz każda z nich będzie korzystać z jednolitego systemu, a dane z faktur będą automatycznie trafiały do systemu finansowo-księgowego gminy.

To oznacza mniej błędów, krótszy czas akceptacji, szybsze płatności. A co najważniejsze – większą kontrolę nad wydatkami publicznymi.

Jak podkreśla raport Deloitte dla JST:

„KSeF może stać się impulsem do pełnej cyfryzacji procesów administracyjnych, o ile zostanie potraktowany nie jako obowiązek podatkowy, lecz szansa na modernizację urzędu.”

Nie tylko faktury – potencjał dla obywateli

To właśnie w tym miejscu pojawia się najciekawsze pytanie: skoro gminy już wdrażają cyfrowe narzędzia do obiegu i archiwizacji dokumentów, czy nie warto wykorzystać tego także do usprawnienia dostępu obywateli do informacji publicznej?

Bo jeśli każda faktura, umowa, aneks czy protokół odbioru jest w formie elektronicznej — dlaczego obywatel nadal musi składać wniosek papierowy o jej udostępnienie, czekać na odpowiedź i odbierać dokument mailem lub w sekretariacie?

KSeF nie jest narzędziem do publikacji informacji publicznych, ale jego logika – standaryzacja, ustrukturyzowane dane, automatyzacja – mogłaby stać się punktem wyjścia do budowy przejrzystych repozytoriów dokumentów gminnych. Takich, z których każdy mieszkaniec mógłby samodzielnie pobrać potrzebne dokumenty: fakturę, uchwałę, umowę z wykonawcą, protokół odbioru inwestycji czy kosztorys przetargu.

Wyzwania i obawy

Nie ma jednak róży bez kolców. Dostosowanie systemów księgowych, integracja z KSeF API, szkolenia, testy i procedury bezpieczeństwa to ogromne wyzwanie.

Wielu skarbników i informatyków w gminach podkreśla, że zmiana dotknie nie tylko księgowości, ale całej struktury urzędu. Każda jednostka organizacyjna będzie musiała ustalić, kto ma dostęp do systemu, jakie ma uprawnienia i jak rozdzielać dokumenty między jednostkami.

Nie można też zapominać o ryzyku błędów, opóźnień czy utrudnień w okresie przejściowym. A także o kosztach – zwłaszcza dla małych gmin, które nie mają własnych informatyków i muszą polegać na zewnętrznych firmach IT.

Redakcyjny komentarz: cyfryzacja to dopiero początek

Wprowadzenie KSeF może być jednym z najważniejszych kroków w stronę cyfrowej administracji. Ale pytanie, które zadają dziś dziennikarze Radia DTR, brzmi inaczej:

Czy KSeF stanie się narzędziem, które realnie zwiększy przejrzystość życia publicznego?
Czy gminy, korzystając z tej samej infrastruktury, nie mogłyby uprościć również procesu wniosków o informację publiczną – tak, by obywatel mógł po prostu pobrać dokument, zamiast o niego prosić?
I wreszcie: czy cyfrowe faktury, umowy i protokoły nie mogłyby być częścią ogólnodostępnych rejestrów, które każdy mieszkaniec mógłby sprawdzić online, bez czekania, aż urząd „łaskawie” odpowie?

To pytania, które warto postawić dziś – zanim cyfryzacja stanie się tylko kolejnym obowiązkiem, a nie szansą na prawdziwie otwarty urząd.

📌 Źródła: Ministerstwo Finansów, Deloitte Polska, Wolters Kluwer, PwC, KSeF.podatki.gov.pl
📰 Autor: Redakcja Radio DTR
📢 Komentarz: Czy cyfryzacja urzędów powinna objąć również proces udostępniania informacji publicznej? Czekamy na opinie mieszkańców w komentarzach na portalu radio-dtr.live.

📲 Znajdziesz nas także w Google News – kliknij i obserwuj Radio DTR, aby otrzymywać nasze najnowsze informacje prosto w aplikacji!