UODO: Bezpodstawne nagrywanie rozmów telefonicznych przez urzędy – Konieczna analiza praktyk
W świetle analizy przeprowadzonej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), w większości przypadków brak jest podstaw do tego, aby urzędy nagrywały rozmowy telefoniczne z interesantami. UODO wskazuje, że taka praktyka jest bezpodstawna, a organy administracji publicznej nie powinny powoływać się na zgodę osób dzwoniących do urzędu, zwłaszcza jeśli istnieje brak równowagi w stosunkach między administratorem a osobą, której dane dotyczą.
Jeden z inspektorów ochrony danych zwrócił się do UODO z prośbą o zajęcie stanowiska w tej kwestii. Sygnalista wskazał na to, że niektórzy administratorzy decydują się na nagrywanie rozmów zgodnie z wyrażoną zgodą dzwoniących, ale zdaniem sygnalisty, taka zgoda nie jest dobrowolna, jeśli alternatywą jest konieczność osobistego stawiennictwa w urzędzie.
UODO podkreśla, że w przypadku nagrywania rozmów dochodzi do przetwarzania danych osobowych zarówno dzwoniących, jak i pracowników urzędu. Jeśli celem nagrywania jest „ochrona interesów pracowników urzędu”, to UODO zwraca uwagę na brak precyzyjnego określenia, o jakie interesy chodzi i w jaki sposób nagrywanie rozmów ma przyczynić się do ich ochrony.
Co do podstaw prawnych przetwarzania danych przez urzędy, UODO wskazuje na konieczność oceny, czy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub czy jest niezbędne do wykonywania zadania realizowanego w interesie publicznym. UODO zaznacza, że obecnie nie istnieje przepis, który upoważniałby organy gminy do rejestrowania rozmów telefonicznych w ramach realizacji ich zadań.
W kwestii zgody na przetwarzanie danych, UODO podkreśla, że organy administracji publicznej nie powinny się na nią powoływać, zwłaszcza gdy brakuje równowagi między stronami, a osoba, której dane dotyczą, nie ma realnej alternatywy co do zaakceptowania warunków przetwarzania.
UODO wskazuje również na konieczność uwzględnienia przepisów Prawa telekomunikacyjnego przy analizie dopuszczalności nagrywania rozmów. Zgodnie z tymi przepisami, nagrywanie rozmów telefonicznych jest dopuszczalne m.in. za zgodą nadawcy lub odbiorcy, co wymaga uwzględnienia konkretnych warunków.
Podsumowując, UODO zaleca urzędom gminy i podobnym instytucjom publicznym przeprowadzenie kompleksowej analizy swoich praktyk nagrywania rozmów telefonicznych, zwracając uwagę na zgodność z obowiązującymi przepisami i przestrzeganie zasad RODO.
Autor: Redakcja
