PDF nie jest jeszcze cyfryzacją. JPG zapisany jako PDF także nią nie jest. To może być tylko zdjęcie papieru w garniturze pliku elektronicznego. Prawdziwa digitalizacja zaczyna się tam, gdzie dokument staje się danymi, a nie tylko obrazkiem do oglądania.
W wielu urzędach, instytucjach i firmach słowo „digitalizacja” brzmi dumnie. Kojarzy się z nowoczesnością, elektronicznym obiegiem dokumentów, szybkim dostępem do informacji, końcem segregatorów i szaf pancernych. Tylko że w praktyce często za tym wielkim słowem stoi coś znacznie skromniejszego: skan papieru, zdjęcie dokumentu, czasem JPG wrzucony do PDF-a.
I wtedy pada zdanie: „Dokument jest zdigitalizowany”.
Serio?
ilustracja do artykulu dpf to nie dygitalizacja
Bo jeśli dokumentu nie można przeszukać, jeśli nie ma warstwy tekstowej, jeśli nie ma metadanych, jeśli nie wiadomo, kto go wprowadził, kiedy, do jakiej sprawy, z jakiego oryginału i czy skan obejmuje wszystkie strony — to nie mamy pełnej digitalizacji. Mamy cyfrową fotografię papieru. Czasem potrzebną, czasem wygodną, ale nadal tylko fotografię.
Narodowe Archiwum Cyfrowe wskazuje, że digitalizacja polega na przekształceniu treści analogowej na cyfrową, przede wszystkim po to, by zabezpieczyć zbiory i umożliwić ich udostępnianie online. Ważna jest jednak jakość kopii, możliwość analizy treści i późniejsze wykorzystanie dokumentu, a nie samo posiadanie pliku.
Problem zaczyna się wtedy, gdy format pliku myli się z procesem. PDF jest formatem. JPG jest formatem. TIFF, PNG, XML — także są formatami. Same z siebie nie tworzą jeszcze cyfrowej administracji ani cyfrowej firmy. Krajowe Ramy Interoperacyjności wskazują dopuszczalne formaty danych, w tym PDF dla dokumentów tekstowo-graficznych oraz JPG, PNG czy TIFF dla danych graficznych, ale dopuszczalność formatu nie oznacza automatycznie, że dokument został prawidłowo zdigitalizowany.
To trochę tak, jakby ktoś sfotografował bibliotekę i ogłosił, że ma system zarządzania wiedzą. Na zdjęciu widać regały, ale książki dalej trzeba czytać ręcznie, kartka po kartce. Elegancka iluzja, ale nadal iluzja.
W urzędach różnica ma szczególne znaczenie. Instrukcja kancelaryjna mówi o odwzorowaniu cyfrowym sporządzanym z należytą starannością i w jakości technicznej pozwalającej zapoznać się z treścią bez potrzeby sięgania do papierowego pierwowzoru. To oznacza, że skan nie może być ucięty, nieczytelny, przekrzywiony albo pozbawiony istotnych załączników.
Ale nawet czytelny skan to dopiero początek. Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, czyli EZD, nie polega na tym, że dokumenty leżą w folderze „skany”. System EZD ma umożliwiać wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Innymi słowy: chodzi o obieg sprawy, historię czynności, odpowiedzialność, dostępność, archiwizację i kontrolę.
Dlatego JPG zapisany jako PDF jest szczególnie zdradliwy. Dla człowieka wygląda jak dokument. Dla systemu często jest tylko obrazem. Nie da się go przeszukać po treści. Czytnik ekranowy może go nie odczytać. Automat nie wyciągnie z niego daty, numeru sprawy, kontrahenta ani wartości faktury. Urzędowy lub firmowy system widzi wtedy nie dokument, lecz obraz dokumentu.
To nie jest drobiazg techniczny. Gov.pl wprost wskazuje, że graficzne dokumenty PDF, czyli skany, mogą być niedostępne dla czytników ekranu. W takich sytuacjach potrzebny bywa OCR albo udostępnienie treści w inny sposób. Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla również, że podmioty publiczne nie mają prawnego obowiązku publikowania skanów, natomiast dostępność cyfrowa dokumentów jest ważniejsza i obowiązkowa.
Tu właśnie widać różnicę między „mamy PDF” a „mamy dokument cyfrowy”. Prawidłowo przygotowany dokument cyfrowy powinien mieć strukturę, tekst, opis, kontekst i możliwość dalszego przetwarzania. W firmie oznacza to na przykład przypisanie dokumentu do klienta, zamówienia, faktury, projektu, osoby odpowiedzialnej i etapu procesu. W urzędzie — do sprawy, znaku, daty wpływu, nadawcy, kategorii archiwalnej i ścieżki załatwiania.
Przykład? Faktura. PDF z fakturą to najczęściej tylko wizualizacja. W Krajowym Systemie e-Faktur faktura ustrukturyzowana przyjmuje format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3). To znaczy, że system nie tylko „widzi obraz faktury”, ale rozpoznaje konkretne pola i dane. To jest cyfryzacja procesu. A nie tylko skan, który udaje nowoczesność, bo ma rozszerzenie „.pdf”.
Prawdziwa digitalizacja powinna więc odpowiadać na kilka prostych pytań:
Czy dokument jest kompletny?
Czy da się go odczytać bez papierowego oryginału?
Czy da się go przeszukać?
Czy wiadomo, skąd pochodzi?
Czy wiadomo, kto go wprowadził i kiedy?
Czy jest powiązany ze sprawą lub procesem?
Czy ma metadane?
Czy jest dostępny dla osób korzystających z technologii wspomagających?
Czy jego integralność można potwierdzić?
Czy będzie możliwy do odnalezienia za rok, pięć lat i dziesięć lat?
Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to mamy raczej skanowanie niż digitalizację.
I nie chodzi o czepianie się słów. W dokumentach słowa mają znaczenie. W urzędzie słowa potrafią decydować o prawach obywatela. W firmie — o kosztach, sporach, podatkach, odpowiedzialności i bezpieczeństwie danych. Źle wykonana „digitalizacja” może stać się tylko cyfrowym bałaganem: szybciej się mnoży, trudniej go uporządkować i łatwiej zgubić sens.
Bo papierowy chaos przynajmniej szeleści. Cyfrowy chaos milczy, aż ktoś musi coś znaleźć.
Dlatego warto postawić sprawę jasno: PDF nie jest synonimem digitalizacji. JPG zapisany jako PDF tym bardziej. Skan może być elementem digitalizacji, ale nie jej końcem. Prawdziwa digitalizacja to proces, w którym treść analogowa zostaje przekształcona w cyfrową, opisana, zabezpieczona, dostępna, możliwa do wyszukania i osadzona w obiegu sprawy.
Inaczej zamiast cyfrowej administracji i nowoczesnej firmy mamy tylko elektroniczny strych. Niby mniej kurzu, ale po ciemku nadal można się potknąć.
Czytaj dalej
Ten temat ma ciąg dalszy
Wybraliśmy teksty, które naturalnie prowadzą czytelnika dalej.
